E-Rechnung im Betrieb | Was die Pflicht praktisch bedeutet und woran es scheitert

Empfang → Postfach reicht formal, Anzeige nicht · Versand → Software muss das Format können · Aufbewahrung → die Datei, nicht das Bild

Kaum ein Thema erzeugt so viel Unruhe und so wenig Handlung wie die E-Rechnung. Das liegt daran, dass die Pflicht in Stufen kommt und der erste Schritt so klein ist, dass man ihn für erledigt hält. Genau da fängt das Problem an.

Was eine E-Rechnung ist und was nicht

Eine PDF-Datei per Mail ist keine E-Rechnung. Das ist der Satz, an dem sich fast alle Missverständnisse auflösen. Eine PDF ist ein Bild von einer Rechnung. Ein Mensch kann sie lesen, ein Programm nicht.

Gemeint ist ein strukturierter Datensatz. Betrag, Steuersatz, Rechnungsnummer, Leistungszeitraum stehen darin an festgelegten Stellen, sodass ein Programm sie herausziehen kann, ohne dass jemand tippt.

In Deutschland sind zwei Formate üblich, und der Unterschied ist wichtiger, als er zunächst wirkt.

Das eine bettet die Daten in eine PDF ein. Sie sehen eine ganz normale Rechnung, und im Hintergrund hängen die Daten mit dran. Der Vorteil liegt auf der Hand: Sie können sie lesen wie bisher, und die Buchhaltung kann sie zusätzlich einlesen. Der Nachteil ist derselbe: Weil sie aussieht wie immer, merkt niemand, dass sich etwas geändert hat, und die eingebetteten Daten gehen verloren, sobald jemand die Datei falsch weiterverarbeitet.

Das andere ist reines XML. Da gibt es kein Bild, nur Daten. Wer eine solche Datei anklickt, sieht Text mit spitzen Klammern und sonst nichts. Das wirkt beim ersten Mal wie ein Fehler, ist aber richtig so.

Empfangen

Formal ist die Pflicht erfüllt, sobald eine Adresse existiert, an die man Ihnen elektronische Rechnungen schicken kann. Mehr verlangt der Gesetzgeber an dieser Stelle nicht.

Praktisch fängt es danach erst an. Drei Fragen entscheiden darüber, ob der Empfang wirklich funktioniert.

Sieht sie jemand? Eine Adresse, in die niemand hineinschaut, ist keine Lösung. Legen Sie fest, wer den Eingang durchsieht und in welchem Rhythmus.

Können Sie sie lesen? Bei reinem XML brauchen Sie eine Anzeigemöglichkeit. Die bringen die meisten Buchhaltungsprogramme mit, es gibt auch freie Betrachter. Ohne das steht jemand vor einer Datei, die er für kaputt hält.

Kommt sie da an, wo sie hin soll? Klären Sie mit der Steuerberatung, in welcher Form sie die Belege haben will. Manche Kanzleien haben dafür einen Weg, andere nicht, und das sollte man vorher wissen und nicht am Monatsende.

Verschicken

Hier liegt der größere Aufwand, und die Fristen sind nach Umsatz gestaffelt, was viele in falscher Sicherheit wiegt.

Die entscheidende Frage lautet: Kann Ihre jetzige Rechnungssoftware eines der beiden Formate ausgeben? Bei verbreiteten Programmen ist die Funktion oft vorhanden und nur nicht eingeschaltet. Ein Blick in die Einstellungen lohnt sich, bevor man über Neuanschaffungen nachdenkt.

Wer Rechnungen bisher in einer Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation schreibt, kommt um einen Wechsel nicht herum. Das ist kein Nachteil, aber es ist ein Projekt und keine Einstellung.

Ich würde damit nicht bis zum Fristende warten. Nicht wegen der Frist, sondern weil ein Wechsel der Rechnungssoftware im laufenden Betrieb Zeit braucht und man ihn nicht neben dem Jahresabschluss erledigt.

Die Aufbewahrung, und hier wird es unangenehm

Das ist der Punkt, der am häufigsten übersehen wird, und der mit den unangenehmsten Folgen.

Aufbewahrt werden muss die Rechnung selbst, also der Datensatz. Nicht ein Ausdruck davon, nicht ein Bildschirmfoto und auch nicht eine PDF, die Ihr Programm zur Ansicht erzeugt hat.

Wer eine eingebettete Rechnung öffnet, sie am Bildschirm ansieht und dann als PDF ablegt, hat unter Umständen die Daten weggeworfen und nur das Bild behalten. Bei reinem XML fällt es sofort auf, weil es gar kein Bild gibt. Bei der eingebetteten Variante fällt es niemandem auf, bis jemand danach fragt.

Prüfen Sie deshalb einmal an einem echten Beleg, was in Ihrer Ablage tatsächlich liegt.

Die Fehler, die ich regelmäßig sehe

1. Weiterhin die gewohnte PDF verschicken und annehmen, das sei jetzt eine E-Rechnung.
2. Eine Adresse für den Empfang einrichten, in die niemand hineinschaut.
3. Die Datei ansehen, als PDF speichern und das Original löschen.
4. Erst mit der Steuerberatung sprechen, wenn schon Belege liegen.
5. Auf die eigene Frist warten, obwohl der Umstieg Vorlauf braucht.

Ein gangbarer Weg

1. Prüfen, was Ihre Rechnungssoftware kann. Oft ist die Funktion da und nur aus.
2. Eine eigene Adresse für den Empfang festlegen und von der allgemeinen Firmenadresse trennen.
3. Eine Testrechnung an sich selbst schicken und im Buchhaltungsprogramm einlesen.
4. Mit der Steuerberatung klären, in welcher Form die Belege kommen sollen.
5. An einem echten Beleg prüfen, was nach der Ablage tatsächlich noch da ist.

Was das kostet

Wenn die Software es kann, ist es ein Nachmittag. Wenn nicht, ist es der Wechsel des Rechnungsprogramms, und der kostet je nach Betrieb Tage bis Wochen. Die Unsicherheit darüber, in welchem der beiden Fälle Sie sind, kostet nichts außer einem Blick in die Einstellungen.