Eigener Server oder Abo | Die Rechnung, die meistens falsch aufgemacht wird

Anschaffung + Strom + Arbeitszeit + Vertretung → erst dann mit den Gebühren vergleichen

Die Rechnung wird fast immer falsch aufgemacht. Jemand addiert die Abogebühren eines Jahres, vergleicht sie mit dem Preis eines Rechners und kommt zu einem eindeutigen Ergebnis. Nach zwei Jahren sieht die Sache anders aus, und das liegt nicht am Rechner.

Was in die Rechnung gehört

Auf der einen Seite: die Abogebühren, hochgerechnet auf die Nutzungsdauer.

Auf der anderen Seite: die Anschaffung, der Strom, die Arbeitszeit für Einrichtung, die laufende Arbeitszeit für Updates und Sicherungen, und die Antwort auf die Frage, wer einspringt, wenn derjenige ausfällt, der sich auskennt.

Der letzte Punkt ist der teuerste und taucht in keiner Rechnung auf, bis er gebraucht wird.

Wann es sich lohnt

• Wenn Daten aus rechtlichen Gründen im Haus bleiben müssen. Das ist das stärkste Argument, und es ist unabhängig von der Rechnung.
• Wenn die Nutzerzahl so groß ist, dass die Gebühren spürbar werden. Bei Diensten, die je Person abgerechnet werden, kippt das schneller als gedacht.
• Wenn ohnehin jemand da ist, der sich um Technik kümmert. Dann ist die laufende Arbeit ein Aufschlag und keine neue Stelle.
• Wenn Sie verstehen wollen, wie etwas funktioniert. Das ist ein legitimer Grund, aber ein persönlicher, und er gehört nicht in eine betriebliche Rechnung.

Wann nicht

• Wenn es niemanden gibt, der die Wartung übernimmt. Ein Server ohne Zuständigen ist kein Server, sondern ein Risiko mit Netzanschluss.
• Wenn der Betrieb keine Ausfallzeit verkraftet und kein Ersatz bereitsteht. Bei einem Dienst kümmert sich jemand anderes um die Wiederherstellung, und zwar rund um die Uhr.
• Wenn es nur um wenige Nutzer geht. Dann gewinnt fast immer das Abo.
• Wenn das Hauptargument der Preis ist. Das ist selten das, was am Ende trägt.

Was tatsächlich an Arbeit anfällt

Alle paar Wochen Updates. Ein Blick auf die Sicherungen. Und einmal im Jahr die Prüfung, ob eine Wiederherstellung tatsächlich funktioniert.

Diese Prüfung ist der Teil, den fast alle auslassen, und der Teil, an dem es im Ernstfall scheitert. Eine Sicherung, die nie zurückgespielt wurde, ist eine Vermutung, keine Sicherung. Ich habe mehr als einmal erlebt, dass die Dateien da waren und trotzdem nichts zu retten war, weil ein Teil fehlte, den niemand auf der Liste hatte.

Nehmen Sie sich einen Tag im Jahr und stellen Sie tatsächlich etwas wieder her. Auf einer anderen Maschine, ohne Hilfe des Originals. Was dabei auffällt, ist mehr wert als jede Dokumentation.

Der Mittelweg, den viele übersehen

Es muss nicht alles oder nichts sein. Man kann einzelne Dienste selbst betreiben und andere im Abo lassen.

Sinnvoll ist die Trennung meist entlang der Frage, wie schlimm ein Ausfall wäre. Was den Betrieb sofort anhält, etwa Mail, liegt gut bei jemandem, der rund um die Uhr erreichbar ist. Was einen Tag warten kann, etwa eine Dateiablage oder eine Dokumentenverwaltung, ist ein guter Anfang für den Eigenbetrieb.

So sammelt man Erfahrung an einer Stelle, an der ein Fehler nicht wehtut.

Ein Satz zum Schluss

Wer einen Server selbst betreibt, tauscht Geld gegen Kontrolle und Arbeitszeit. Das kann sich lohnen. Wer nur Geld sparen will und die Arbeitszeit nicht einrechnet, tauscht Geld gegen ein Problem, das erst in einem Jahr sichtbar wird.