9. August 2026
Was die E-Rechnungspflicht für kleine Betriebe konkret bedeutet
Empfangen müssen alle, verschicken schrittweise. Was heute zu tun ist und was warten kann.
Seit Anfang 2025 muss jeder Betrieb in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten längere Übergangsfristen, die nach Umsatz gestaffelt sind.
Empfangen
Die Pflicht zum Empfang ist erfüllt, sobald eine Mailadresse existiert, an die E-Rechnungen geschickt werden können. Mehr verlangt der Gesetzgeber an dieser Stelle nicht. Das heißt aber nicht, dass damit alles geregelt wäre.
Der praktische Teil beginnt danach. Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Ohne passendes Programm sieht man darin nichts als Text mit spitzen Klammern. Wer solche Rechnungen bekommt und weiterverarbeiten muss, braucht eine Anzeigemöglichkeit.
Verschicken
Hier lohnt es sich, nicht bis zum Fristende zu warten. Nicht wegen der Frist, sondern weil der Umstieg meistens einen Wechsel oder eine Aktualisierung der Rechnungssoftware bedeutet, und solche Umstellungen im laufenden Betrieb Zeit brauchen.
Was Sie prüfen sollten
- Kann Ihre Rechnungssoftware ZUGFeRD oder XRechnung ausgeben?
- Wohin gehen eingehende E-Rechnungen, und sieht sie dort jemand?
- Wie kommt die XML-Datei zur Steuerberatung, und in welcher Form will sie sie haben?
- Werden eingehende E-Rechnungen so archiviert, dass die Datei selbst erhalten bleibt?
Der letzte Punkt wird am häufigsten übersehen. Wer nur eine Bildschirmansicht als PDF speichert, hat die Rechnung im Sinne der Aufbewahrung nicht aufbewahrt.