Automatisieren hilft selten, wenn vorher nicht aufgeräumt wurde

Die Anfrage klingt fast immer gleich. Etwas soll automatisch laufen, das bisher von Hand gemacht wird. Rechnungen sortieren, Termine übertragen, Daten von einem Programm ins andere schieben.

In etwa der Hälfte der Fälle ist Automatisierung dann die falsche Antwort. Nicht weil sie technisch nicht ginge, sondern weil der Ablauf, der automatisiert werden soll, gar nicht eindeutig beschrieben ist.

Ein Beispiel

Ein Betrieb wollte eingehende Rechnungen automatisch dem richtigen Projekt zuordnen. Beim Nachfragen stellte sich heraus, dass es drei Regeln gab. Welche davon galt, entschied die Person, die den Beleg gerade in der Hand hielt. Eine Maschine kann das nicht nachbilden, weil es keine Regel gibt, sondern drei.

Die Lösung war zunächst keine Software, sondern eine Entscheidung darüber, welche der drei Regeln künftig gilt. Danach war die Automatisierung eine Sache von wenigen Stunden.

Woran man es vorher erkennt

Zwei Fragen reichen meistens. Können Sie den Ablauf in fünf Sätzen aufschreiben, ohne „kommt drauf an» zu verwenden? Und würden zwei verschiedene Mitarbeitende beim selben Vorgang zum selben Ergebnis kommen?

Wenn beide Antworten ja lauten, ist der Ablauf reif für Automatisierung. Wenn nicht, ist das kein Rückschlag, sondern der eigentliche Fund.

Ein Ablauf, der klar beschrieben ist, lässt sich auch dann besser bearbeiten, wenn am Ende gar keine Technik dazukommt.