Dokumente wiederfinden | Warum eine gute Ordnerstruktur nicht reicht

Ablage → wo etwas hingehört · Suche → wo etwas gelandet ist · beides zusammen → man findet es wieder

Fast jeder Betrieb hat irgendwann eine Ordnerstruktur angelegt, die damals sinnvoll war. Nach zwei Jahren sucht trotzdem jeder. Das liegt nicht an mangelnder Sorgfalt, sondern daran, dass eine Ordnerstruktur eine Frage beantwortet, die niemand stellt.

Das eigentliche Problem

Gesucht wird selten nach einem Dateinamen. Gesucht wird nach einem Kunden, einem Zeitraum, einem Stichwort, das irgendwo im Text steht. „Der Vertrag, wo diese Sonderregelung drinstand.» „Das Angebot vom letzten Frühjahr.» „Der Schriftwechsel mit dem Amt.»

Eine Ordnerstruktur kann das nicht beantworten, egal wie sorgfältig sie angelegt wurde. Sie ordnet nach einem einzigen Kriterium, und die Frage kommt fast immer über ein anderes.

Dazu kommt das grundsätzliche Problem jeder Ablage in Ordnern: Jedes Dokument kann nur an genau einer Stelle liegen. Gehört die Handwerkerrechnung unter Steuer, unter das Gebäude oder unter das Jahr? Sie müssen sich entscheiden, und Monate später müssen Sie sich an Ihre Entscheidung erinnern.

Zwei Ebenen, die zusammengehören

Die Ablage beantwortet, wo etwas hingehört. Sie sollte flach sein, höchstens drei Stufen tief, und einer Logik folgen, die auch jemand versteht, der neu dazukommt.

Nach Jahr und Kunde funktioniert in den meisten Betrieben besser als nach Projektnamen. Projektnamen kennt nur, wer dabei war. Jahreszahlen kennt jeder, und Kundennamen stehen ohnehin auf dem Dokument.

Die Suche beantwortet, wo etwas gelandet ist. Sie muss den Inhalt durchsuchen, nicht nur die Dateinamen. Bei eingescannten Papieren setzt das eine Texterkennung voraus — ohne die ist ein Scan nur ein Bild, und in einem Bild findet keine Suche etwas.

Beide Ebenen brauchen einander. Eine gute Ablage ohne Suche zwingt zum Klicken. Eine gute Suche ohne Ablage findet zwar alles, aber niemand weiß, wo Neues hinsoll.

Verschlagworten statt einsortieren

Der Ausweg aus dem Problem mit dem einen Ort sind Schlagworte. Ein Dokument bekommt mehrere, und schon steht es unter Steuer, unter Gebäude und unter dem Jahr gleichzeitig.

Damit das trägt, braucht es eine kurze, verbindliche Liste. Zwanzig Schlagworte, die alle kennen, sind besser als zweihundert, die jeder anders vergibt. Ohne diese Absprache entstehen innerhalb weniger Monate drei Varianten desselben Begriffs, und die Sammlung ist wertlos.

Der Teil, den niemand machen will

Der Aufwand liegt fast vollständig im Aufräumen, nicht in der Technik. Und genau diesen Teil überspringen die meisten, weil er unangenehm ist und weil die Software so einladend aussieht.

Wer das tut, hat danach eine sehr schnelle Suche über ein unsortiertes Archiv. Das ist besser als vorher, aber es ist nicht das, was man wollte.

Zum Aufräumen gehört auch das Wegwerfen. Alles, was älter ist als die Aufbewahrungsfrist und keinen sonstigen Wert hat, kann weg. Das ist die einzige Gelegenheit, bei der eine Ablage kleiner wird statt größer.

Die Umstellung in Etappen

1. Bestand sichten. Nicht sortieren, nur ansehen und ein Gefühl für die Menge bekommen.
2. Wegwerfen, was weg kann.
3. Die neue Struktur festlegen und aufschreiben. Ein Blatt reicht, und es muss ein Blatt bleiben.
4. Die Schlagwortliste festlegen. Kurz halten.
5. Ab sofort alles Neue nach der neuen Ordnung ablegen.
6. Den Altbestand nachziehen, wenn Zeit ist. Notfalls über Monate.

Punkt fünf vor Punkt sechs ist wichtig. Wer erst den ganzen Altbestand umräumen will, bevor er anfängt, fängt nie an.

Woran Sie merken, dass es funktioniert

Nicht daran, dass die Ablage schön aussieht. Sondern daran, dass jemand, der nicht dabei war, ein Dokument findet, ohne zu fragen. Testen Sie das mit echten Fragen aus dem Alltag, nicht mit ausgedachten. Ausgedachte Fragen findet jedes System.